Dans le cadre du renforcement de notre service international de gestion de projets en pleine croissance, l’assistant de projet jouera un rôle essentiel au sein de Transperfect/Translations.com (TDC) Montréal. Sous la supervision du chef d’équipe dédié à l’un de nos clients de marque, il vous incombera d’assister à la traduction et à la localisation de certaines parties des projets qui relèvent des coordonnateurs et des gestionnaires de projets. Vous exécuterez des tâches diverses à différentes étapes du cycle de vie des projets afin d’assurer une remise ponctuelle et de qualité pour notre clientèle. Bien que de nature administrative, cet emploi exige une personne dotée d’aptitudes marquées lui permettant de développer des relations et de communiquer clairement avec les parties prenantes à différents niveaux de l’entreprise. Il s’agit d’une excellente occasion pour quelqu’un souhaitant commencer sa carrière ou progresser vers un rôle de gestionnaire de projet!

Description :

• Organiser et mettre à jour les documents internes sur le réseau.
• Mettre en page des fichiers en formats .doc, .PDF et .xls, importer des images de fichiers PDF vers des documents Word, etc.
• Communiquer des soumissions de comptes de mots aux Ventes afin de bien préparer les factures à envoyer au client.
• Effectuer la relecture des documents à des fins de cohérence et d’exactitude, avant la livraison au client.
• Effectuer le suivi des transferts de documents sur les plateformes internes ainsi que sur celles fournies par le client afin d’assurer une livraison rapide aux parties prenantes appropriées.
• Aider dans les analyses des causes profondes pour l’amélioration de la qualité.
• Saisir avec précision toutes les demandes de projets dans le tableur du service et en faire le suivi, en utilisant notre système interne de gestion de projet.
• Effectuer d’autres tâches et projets particuliers le cas échéant.
• Servir d’agent de liaison entre les équipes de production et de ventes, les linguistes et le client afin d’obtenir des résultats positifs.
• Gérer et effectuer le suivi de nouveaux projets sur les plateformes propres au client; assurer la liaison avec notre service informatique et celui du client (le cas échéant) pour résoudre les problèmes en cours.
• Mettre à jour et aligner les mémoires de traduction selon les besoins.
• Clore les projets mensuels pour la facturation des clients; créer et envoyer des bons de commande aux fournisseurs.
• Assister à des appels mensuels avec le client pour assurer leur satisfaction et aider à trouver des solutions pour résoudre les problèmes survenus.
• S’assurer que les documents partagés sur le réseau et les plateformes sont bien organisés et tenus à jour en ce qui concerne les informations et les procédures actuelles.
• Servir de premier point de contact pour l’ensemble des besoins opérationnels du bureau.

As an addition to our internationally growing Project Management Department, the Project Assistant will have a key support role at Transperfect/Translations.com (TDC) Montreal. Under the supervision of the Team Leader dedicated to one of our VIP clients, your mandate will be to assist with portions of translation and localization projects managed by Project Coordinators and Project Managers. You will be in charge of executing various tasks at different stages of the project life cycle to help the project owners ensure on-time and quality delivery to our client. Although administrative in nature, this job require someone with great relationship-building skills who can clearly communicate with stakeholders at different levels of the organization. This is an exciting opportunity for anyone looking to begin their career and progress into a project manager role!

Description:

• Organize, network, and update internal documents.
• Format using .doc, .PDF, and .xls files; import images from PDF files to Word document, etc.
• Provide word count quotes to sales to accurately charge the client.
• Perform document reviews for consistency and accuracy prior to client delivery.
• Own follow-up of document transfers on internal and client provided platforms to ensure timely deliver to the appropriate stakeholders.
• Assist in root-cause analyses for quality improvement.
• Enter data and accurately log and track all job submissions using our internal project management system.
• Perform other special projects or duties when required.
• Act as a liaison for production, sales, linguists, and the client in order to achieve successful results.
• Track and manage incoming projects on client specific platforms; liaise with our IT Department and that of the client’s (need be) to resolve ongoing issues.
• Update and align translation memories as needed.
• Close monthly jobs for client billing; create and send POs to vendors.
• Attend monthly calls with the client to ensure satisfaction and help brainstorm solutions to solve problems that have occurred.
• Ensure that the network and shared document platforms are well organized and kept up-to-date on current documents and procedures.
• Act as the first point of contact for the general office operational needs.

Compétences requises :

• Être capable d’effectuer plusieurs choses à la fois afin d’exécuter une multitude de tâches simultanément.
• Détenir des aptitudes exceptionnelles en résolution de problèmes et en pensée critique.
• Conserver son professionnalisme dans toutes les situations, particulièrement dans des délais serrés et lors de la gestion de plusieurs demandes simultanées.
• Avoir d’excellentes aptitudes organisationnelles et une capacité à hiérarchiser quotidiennement les activités pour atteindre les objectifs.
• Porter une attention particulière à l’égard de la finalité et des détails (p. ex. l’orthographe et la grammaire).
• Posséder de fortes habiletés informatiques et une aisance avec la technologie changeante.
• Manifester une volonté d’apprendre et une ouverture à relever tout nouveau défi; s’épanouir par le succès.
• Adopter une attitude positive face au changement, un état d’esprit axé sur la clientèle et une approche préventive pour éviter et résoudre les problèmes.

Expérience et qualifications requises :

• Détenir un baccalauréat dans un champ de compétence connexe.
• Posséder d’excellentes compétences en communication et avoir une parfaite maîtrise de l’anglais et du français (tant écrite que verbale).
• Connaître les outils habituels de gestion des traductions est un atout (Idiom, Trados, Wordfast, SDLX, Catalyst…).
• Maîtriser Acrobat, HTML et XML est un atout.
• Connaître des plateformes de partage de documents est un atout.

Required Skills:

• Ability to effectively multitask in order to simultaneously execute multiple tasks.
• Exceptional problem solving/critical thinking skills.
• Ability to maintain professionalism in all situations, especially under tight deadlines and when managing several simultaneous requests.
• Strong organizational skills with the ability to prioritize activities on a daily basis to accomplish goals.
• Acute attention to scope and details (ex. spelling, grammar).
• Strong computer skills and comfortable with changing technology.
• Willing to learn new things, open to new challenges and thrive on success.
• Positive attitude in the face of change, client-centered mind-set and pro-active approach to problem avoidance and resolution.

Required Experience and Qualifications:

• Bachelor's degree in a related area of expertise.
• Superior communication skills, fluent in English and French (both written and verbal).
• Prior experience with standard translation management tools is considered an asset (Idiom, Trados, Wordfast, SDLX, Catalyst…).
• Knowledge of Acrobat, HTML and XML is considered an asset.
• Experience with document sharing platforms is considered an asset.

Depuis plus de 25 ans, TransPerfect fournit une gamme complète de solutions linguistiques et technologiques pour aider nos clients à communiquer et à mener leurs affaires plus efficacement sur le marché international. Grâce à un système de gestion de la qualité, certifié selon les normes ISO 9001:2015 et ISO 17100:2015, TransPerfect offre un large éventail de services de soutien linguistiques et commerciaux, dont des services de traduction, d’interprétation, de marketing multiculturel, de mondialisation de sites Web, de sous-titrage, de voix hors champs, de recrutement, de formation et d’apprentissage en ligne, ainsi que de services d’assistance juridique. TransPerfect offre également une suite de technologies de prochaine génération qui réduit considérablement les coûts et améliore la cohérence tout au long du processus de traduction, faisant de TransPerfect le fournisseur de choix des principales multinationales du monde.

Grâce à des revenus annuels de plus de 615 millions de dollars, TransPerfect est le plus grand fournisseur de services linguistiques et de solutions technologiques du monde. À partir de bureaux dans plus de 90 villes situées sur six continents, TransPerfect offre un large éventail de services dans plus de 170 langues à des clients du monde entier. Grâce à un engagement inégalé envers la qualité et le service à la clientèle, TransPerfect est entièrement certifiée ISO 9001 et ISO 17100. Le siège social de TransPerfect se trouve à New York et ses sièges régionaux à Londres et à Hong Kong.

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